Comunicazioni obbligatorie e INPS: tra pluriefficacia e realtà operativa. Newsletter #21

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Quando ho iniziato la pratica professionale, comunicare un'assunzione era allo stesso tempo più semplice e più macchinoso. Più semplice perché le comunicazioni potevano essere effettuate entro cinque giorni dall'inizio del rapporto di lavoro. Più macchinoso perché era necessario compilare un modulo cartaceo e consegnarlo fisicamente presso il Centro per l’Impiego, oppure spedirlo tramite raccomandata A/R (la PEC non esisteva).

Con l'evoluzione tecnologica, è arrivato un sistema più moderno: le Comunicazioni Obbligatorie (CO) telematiche. Dal 2008, grazie all'articolo 4-bis, comma 6 del D.lgs. 181/2000, è stato introdotto il sistema UNILAV, una comunicazione unica in grado di assolvere, in un colpo solo, gli obblighi verso più soggetti istituzionali: INPS, INAIL, Ispettorato del Lavoro, Prefettura (per i lavoratori extracomunitari). Questa è la cosiddetta "pluriefficacia della comunicazione UNILAV".

In teoria, sembrerebbe una conquista epocale per la semplificazione amministrativa. Una sola comunicazione per quattro enti. Ma nella pratica, in particolare per quanto riguarda l'INPS, il quadro si complica.

Il caso delle aziende stagionali: un esempio concreto

Consideriamo un'azienda stagionale, ad esempio del settore turistico, che chiude a fine stagione e riapre l’anno successivo. Succede spesso che tali aziende, al momento della ripresa dell’attività, non ricordino (o non sappiano) che l'INPS richiede una comunicazione esplicita di "ripresa attività con dipendenti". Questo nonostante siano state regolarmente inviate le comunicazioni UNILAV per le nuove assunzioni.

Qui inizia il cortocircuito.

La comunicazione di ripresa dell'attività deve essere fatta entro 45 giorni dalla prima riassunzione. Tuttavia, non è possibile farla immediatamente, perché prima le comunicazioni UNILAV devono essere elaborate e rese disponibili all'INPS tramite i sistemi di cooperazione applicativa. Se la comunicazione viene inviata troppo presto, l'INPS potrebbe non essere in grado di verificarla. Se viene inviata troppo tardi, si è fuori termine. Il risultato? PEC con oggetto: "Scopertura contributiva – importo dovuto € 0,00". Che, a prescindere dall'importo, causano stress e, peggio, DURC negativo.

La seconda beffa arriva alla fine della stagione

Anche quando i contratti cessano, e le cessazioni sono regolarmente indicate anche nel flusso UNIEMENS, l'INPS pretende una comunicazione esplicita di "sospensione attività con dipendenti". Il sistema non si basa su una logica di deduzione automatica, ma richiede un atto formale e dichiarativo.

La terza criticità: la (finta) pluriefficacia

L'art. 4-bis, comma 6, D.lgs. 181/2000, stabilisce che la comunicazione UNILAV ha valore ai fini degli obblighi informativi nei confronti di INPS, INAIL, Ispettorato Nazionale del Lavoro e Questura. Tuttavia, l'INPS adotta un approccio difforme: non considera sufficiente l'invio UNILAV, esigendo comunque la comunicazione autonoma attraverso i servizi per aziende e consulenti.

In altre parole, la CO è pluriefficace sulla carta, ma non nella prassi. In caso di dimenticanza o mancata comunicazione, la soluzione è quella di presentare un atto notorio, con il quale il datore di lavoro giustifica il ritardo invocando la dimenticanza o altri motivi organizzativi. Una toppa che, per quanto utile, non cancella il problema a monte: una semplificazione solo apparente.

Ma, c'è un ma: art. 43, comma 1, DPR 445/2000

Secondo quest'articolo

"Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e dell’atto di notorietà, nonché tutti i dati e i documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti."

Questo principio dovrebbe costituire un pilastro di semplificazione: l’INPS, avendo già accesso ai dati UNILAV, dovrebbe essere in grado di rilevare autonomamente le assunzioni e le cessazioni. Tuttavia, ciò non accade. In pratica, si chiede al datore di lavoro di dichiarare ciò che l’ente già sa, in una duplicazione che mal si concilia con la normativa vigente.

È evidente che vi sia uno scollamento tra il principio giuridico dell’automatismo nella circolazione dei dati e la prassi amministrativa che, nei fatti, chiede al datore di lavoro uno sforzo dichiarativo supplementare.

Consigli operativi

1. Attendere 2/3 giorni dall'inizio del rapporto di lavoro indicato in UNILAV. alla prima (ri)assunzione, attendere che i dati siano disponibili per l'INPS prima di comunicare la ripresa attività.
2. Impostare alert automatici per ricordare l’invio della comunicazione entro i 45 giorni. Operazione fattibile con i più diffusi client di posta elettronica o con smartphone.
3. In caso di dimenticanza, predisporre un atto notorio, firmato e caricato tramite la sezione bidirezionale del portale INPS.

Considerazioni finali

Per i consulenti del lavoro che gestiscono realtà stagionali, è essenziale essere consapevoli di questi passaggi operativi. La digitalizzazione ha portato vantaggi innegabili, ma ha anche generato nuove rigidità. Il sistema delle comunicazioni obbligatorie funziona bene, ma solo se viene integrato da una conoscenza precisa delle prassi dei singoli enti.

Nel caso dell’INPS, l’autonomia procedurale e l’assenza di interoperabilità perfetta con gli altri sistemi rendono necessaria una gestione proattiva.

Come direbbe Cedolyno: "Un solo click per comunicare tutto? Solo se credi che sia Babbo Natale a presenta il DMAG."

Domani: guida operativa PDF su come comunicare correttamente la ripresa o sospensione dell’attività con dipendenti. Con incluso: modello editabile per l’atto notorio in caso di dimenticanza.

Stay tuned.