Workforce Planning - Newsletter CDLHRBP #9

CDL HR per PMINewsletter per consulenti e PMI che vogliono passare dal fare adempimenti al creare strategia HR.

Perché la tua azienda ha bisogno di una previsione… anche sulle persone.

In azienda si prevede quasi tutto:

📦 il magazzino

📈 le vendite

💶 i costi

Ma quando si tratta di persone, il piano scompare. Si assume "quando serve", si forma "se avanza tempo", si reagisce all’urgenza. Eppure proprio le risorse umane sono l’unico asset che fa funzionare tutti gli altri.

🧠 Workforce Planning: cos’è e perché (non) lo facciamo

La pianificazione delle risorse umane è un processo continuo, non un modulo da archiviare.

“Un sistema per valutare se la forza lavoro attuale e futura è adeguata per raggiungere gli obiettivi aziendali.”

Semplice, no? Peccato che venga raramente applicato.

👉 Perché? Perché si considera l’HR come funzione “reattiva”, non strategica. Perché molte PMI vivono “alla giornata” anche nella gestione del personale. Perché non c’è (quasi mai) un dialogo vero tra strategia aziendale e area paghe.

🔍 Prevedere è meglio che reagire

Qui andiamo al cuore operativo: il processo di previsione dei fabbisogni e dell’offerta di lavoro.

🔢 Step 1 – Previsione Fabbisogni:

• Quanti lavoratori serviranno?
• Con quali competenze?
• Dove? In quali reparti?
• Con che contratto (tempo pieno, parziale, a termine)?

📌 Da cosa dipende?

• Piani di produzione
• Stagionalità
• Turnover storico
• Espansioni commerciali
• Investimenti in tecnologia

👉 Se stai introducendo un nuovo gestionale… servirà più formazione e meno amministrativi? 👉 Se prevedi un picco produttivo tra ottobre e dicembre… quando inizierai a reclutare?

🧾 Step 2 – Previsione Offerta:

• Chi ho già in azienda?
• Quando andranno in pensione?
• Chi è “a rischio fuga”?
• Chi ha margini di crescita?
• Chi è demotivato?

📊 Questi dati, nella maggior parte dei casi, sono già presenti nei nostri software paghe:

• Scadenze contratti
• Età anagrafica
• Ruoli
• Ore effettive lavorate, malattia, assenze varie
• Anzianità

👉 Non servono software da 50.000€. Serve qualcuno che apra quei file e li legga nel modo giusto.

📉 GAP ANALYSIS = punto di incontro tra bisogno e realtà

Una volta messi a confronto domanda e offerta, emergono i G.A.P. Cioè:

• Troppi addetti? → Riorganizzare, formare, o ridurre.
• Pochi addetti? → Reclutare, esternalizzare, investire.

E non serve un Excel complicato. Basta costruire una tabella su base mensile, come si fa col budget. Colonna dopo colonna, reparto dopo reparto, competenza dopo competenza.

📍 Come intervenire concretamente?

Ecco la vera forza di questo metodo: ti porta all’azione.

🔧 Se hai un eccesso di personale:

• Pensionamenti
• Cambio mansioni/Trasferimenti interni
• Riduzione orario lavoro (es.: da full a part-time)
• Licenziamenti (ma come ultima ratio)

🧑🔧 Se hai carenze:

• Ricerca e selezione
• Somministrazione
• Formazione interna (reskilling)
• Straordinari (ma occhio al burnout)
• Esternalizzazioni
• Automazioni

⚠️ Ogni azione ha un impatto in termini di:

• Tempo
• Costo
• Reversibilità
• Immagine aziendale (employer branding)

👉 Saper scegliere quella (o quelle) giusta (giuste) fa la differenza tra un intervento utile… e un boomerang.

🚀 Conclusione: è ora di smettere di gestire "a sensazione"

Nel video di lunedì Cedolyno raccontava il caso NASA. Un’organizzazione immensa. Un disastro causato anche da un errore umano figlio di una gestione sbagliata delle risorse. Ti riporto di seguito il caso:

Alla NASA c’era chi sospettava che il disastro dello Shuttle Columbia potesse essere stato causato, in parte, da errori nella gestione delle risorse umane. Negli anni ’90 si verificarono tagli al budget e un blocco delle assunzioni, seguiti da prepensionamenti volontari che portarono all’uscita di molti scienziati esperti. L’organico risultò invecchiato: al momento dell’incidente l’età media era di 45 anni e, nelle unità più critiche, gli over 60 erano oltre tre volte più numerosi dei trentenni. La cronica carenza di personale costrinse i dipendenti a sostenere carichi di lavoro eccessivi, con forti pressioni e livelli di stress elevati. Come dichiarato:

C’era troppa pressione sulle persone rimaste. Non venivano assunti nuovi dipendenti, il personale era troppo stressato. A un certo punto, è inevitabile che qualcosa possa andare storto (1)

(1) D.P. Shuit, “Workforce Problems Imperil NASA”, Workforce, 03/2003

La tua PMI non costruisce razzi. Ma sbagliare piano HR può costarti molto più di quanto pensi.

E non serve essere big. Ti basta un consulente con metodo… e un gestionale con i dati giusti.

P.S.: 🧮 Anteprima (non troppo velata): domani arriva il file che ti semplifica la vita.

Perché ok parlare di pianificazione, gap di competenze, organigrammi futuri… ma poi?

Poi servono righe, colonne e numeri. E servono bene.

🎯 Abbiamo preparato un simulatore Excel pensato per i Consulenti del Lavoro, piccole imprese e consulenti aziendali che vogliono passare dal dire al fare. Uno strumento per:

• mappare il personale attuale
• stimare il fabbisogno futuro
• visualizzare gli scostamenti
• ragionare su strategie di reclutamento, formazione o mobilità

📉 È semplice, pratico, utilizzabile anche in studio con un cliente davanti. 📈 E ti permette di fare planning in modo professionale, senza aspettare un software Enterprise da 40.000 euro l’anno.

⏳ Lo troverai domani. Con i piedi nel payroll e la testa nel planning. Come sempre.

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