Zoho Recruit: cosa fa (e cosa no)

Ho passato tre giorni a guardare ATS diversi.

Demo, listini, comparazioni, video recensioni.
Alla fine ho scelto Zoho Recruit.

Non perché sia perfetto.
Perché è quello che mi serviva, senza diventare un progetto IT.

Lo sto usando per selezionare una persona per lo studio.
Ed è lì che ho capito una cosa semplice il recruiting, finché resta in email e fogli sparsi, non è organizzazione. È memoria.

Prima le candidature arrivavano ovunque.
Email, LinkedIn, portali, segnalazioni.
Tutto finiva in una cartella con un nome generico tipo “CV nuovi”.

Quando hai cinque candidature, funziona.
Quando ne hai trenta, no.

Con un ATS cambia una cosa sola, ma decisiva il processo prende forma.

Ogni candidato entra in un percorso.
Non è più un file allegato, è una persona in una fase.
Sai chi hai sentito, chi devi richiamare, chi è fermo da troppo tempo.

Il sistema estrae dati dai CV.
Non sempre in modo impeccabile, soprattutto se il candidato ha deciso di fare il grafico creativo.
Ma abbastanza da non dover riscrivere tutto a mano.

La parte importante, però, non è tecnica. È mentale.

Non sto più leggendo curriculum.
Sto gestendo un flusso.

E qui va chiarita una cosa.

Zoho Recruit non decide al posto mio.
Non sceglie il candidato migliore.
Non fa valutazioni intelligenti.

Per qualcuno può essere un limite.
Per me no.

Preferisco un software che mi aiuti a non perdere pezzi, non uno che mi suggerisca chi assumere.

Il colloquio resta mio. La responsabilità resta mia.

Quello che cambia è l’ordine.

Dopo sei mesi ho capito che il valore non sta nelle automazioni.
Sta nel fatto che tutto è nello stesso posto.

Non cerco più “quel CV che avevo visto la settimana scorsa”.
Non mi affido alla memoria per ricordare chi aveva competenze Excel avanzate e chi no.

È tutto tracciato.

Serve disciplina, questo sì.
Se non aggiorni le fasi, se non scrivi note, l’ATS diventa solo un’altra icona sul desktop.

Ma se lo usi, ti accorgi che stai facendo una cosa diversa. Stai organizzando l’ingresso delle persone nello studio. In uno studio professionale le persone non sono un reparto.

Sono il servizio stesso.

Se la selezione è improvvisata, l’organizzazione è fragile. Un ATS non ti rende più bravo. Ti impedisce di essere casuale. Nel mio caso non tornerei indietro.

Non perché sia lo strumento definitivo.

Perché mi ha costretto a trattare il recruiting come parte dell’architettura dello studio, non come un episodio.

Funzionalità

Centralizza le candidature

I CV arrivano da portali di lavoro, email, LinkedIn, segnalazioni. Zoho Recruit li raccoglie tutti in un unico database. Ogni candidatura viene associata a una "sorgente" (fonte di reclutamento). Dopo qualche mese capisci quali canali funzionano e quali sono solo rumore.

Parsing automatico dei CV

Carichi un CV in PDF o Word. Il sistema estrae automaticamente: nome, email, telefono, esperienza lavorativa, competenze. Non sempre azzecca tutto (soprattutto con CV graficamente complessi), ma nella maggior parte dei casi fa risparmiare tempo.

Nota pratica: Il parsing funziona meglio con CV testuali standard. Se il candidato ha fatto un CV troppo "creativo" con font strani e layout complicati, il sistema fa fatica. In quel caso conviene inserire i dati chiave a mano.

Pipeline visiva

Ogni candidato passa attraverso fasi: analisi iniziale, colloquio telefonico, colloquio di persona, offerta, assunzione (o scarto). Zoho Recruit mostra tutto questo come una pipeline. Trascini i candidati da una fase all'altra. In ogni momento sai esattamente quanti candidati hai in che fase.

Valutazione e note

Puoi dare un rating a ogni candidato (da 1 a 5 stelle) e aggiungere note dopo ogni colloquio. Quando hai fatto 20 colloqui in un mese, è l'unico modo per ricordare chi era il candidato che aveva esperienza con Excel avanzato e chi quello con buone soft skill ma competenze tecniche limitate.

Tracking della comunicazione

Puoi inviare email ai candidati direttamente dal sistema. Ogni email viene salvata nella scheda del candidato. Non devi più cercare nella casella di posta "cosa gli avevo scritto?".

Template e automazioni base

Puoi creare template di email (conferma ricezione candidatura, invito a colloquio, rifiuto cortese). Puoi impostare alcune automazioni semplici (es: quando un candidato arriva in fase "colloquio", invia automaticamente email di invito). Non è roba complessa, ma per operazioni ripetitive è utile.

Se ti va di provarlo lo trovi qui